Los seis mejores consejos para realizar una videoconferencia con éxito durante esta cuarentena

¡Cómo cambian las cosas! Si hace tan solo un mes nos hubieran dicho que la inmensa mayoría de nuestras relaciones sociales (laborales y personales) las haríamos desde casa mediante videoconferencia, seguro que no lo habríamos creído ¿verdad?

Estos días vivimos tiempos extraños. Debido a la cuarentena que debemos guardar ocasionada por el Coronavirus, han cambiado muchas de nuestras costumbres. Y muchos de nosotros hemos descubierto el curioso mundo de las videollamadas. Y no siempre es facil. Por eso vamos a ver seis consejos para realizar videoconferencias de la mejor manera posible.

Buena conexión a Internet

La velocidad de conexión es clave a la hora de realizar una llamada por Internet: la mejor opción es tener el dispositivo desde el que se realiza la videollamada conectado al módem a través de cable Ethernet.

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Si no es posible, una conexión 4G es suficiente, siempre limitando la demanda de otro tipo de aplicaciones y programas del PC o del móvil para que la videoconferencia discurra con fluidez.

Realizar pruebas técnicas antes de la reunión

Lo ideal es realizar pruebas siempre antes de las reuniones online: probar el vídeo y el audio y comprobar que se disponen de todos los documentos que se necesitan compartir durante la reunión.

Contar con una buena calidad de imagen

Para lograr una comunicación óptima, es necesario contar con una imagen que permita distinguir todas las expresiones faciales del interlocutor. Por lo general se necesita contar con una cierta iluminación que permanezca constante a través de la llamada, ya sea con las luces encendidas o con la luz que entra a través de las ventanas.

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De hecho, debido a esto, muchas personas se han dado cuenta de que la webcam de su portátil no tenía la calidad suficiente y han tenido que comprarse una, lo que ha hecho que se agoten en muchos comercios online o, incluso, que se vendan al triple de su precio original.

Para aquellos teletrabajadores cuyo ordenador no dispone de una cámara de calidad, pueden adquirir una con resolución 4K de alta calidad, como la cam UVC30 de Yealink, para conseguir una imagen con calidad profesional para videoconferencias, streaming o grabación de vídeo.

Utilizar el botón de silencio mientras no se está hablando

Mientras no se esté hablando, o durante una videoconferencia donde no se necesite una interacción continua, silenciar el micrófono puede ser de ayuda: no se escuchará si el usuario está tecleando en el ordenador o si está bebiendo café.

También es útil en el caso que se presente una distracción imprevista, como que alguien o algo (como nuestro gato) entre en la sala donde se está realizando la videollamada o que algún ruido genere interferencias.

Elimina las distracciones

Trabajar desde casa es cómodo, pero al realizar una videollamada hay que eliminar cualquier elemento que pueda interferir en la comunicación. Es necesario estar concentrado al 100%, por lo que hay que evitar tener la televisión encendida, la radio o estar con cualquier tarea del hogar.

Tener una rutina y un horario regular puede ayudar a reducir la procrastinación. Es útil tener en cuenta las horas donde se es más productivo y aquellas donde es más fácil distraerse.

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Para los que tienen más energía y concentración en las mañanas, pueden utilizar este tiempo para hacer frente a las videollamadas más largas. Y para los que empiezan con lentitud, lo mejor es comenzar el día con un trabajo más fácil y de baja energía para finalizar con aquellas llamadas que requieren más atención.

Utiliza aplicaciones como Microsoft Teams o Zoom

Sí, ya sabemos que muchos utilizáis las videollamadas de WhatsApp: es cómodo porque ya tenemos instalada la aplicación, pero no es lo ideal por la calidad de la conexión o de la imagen.

Las aplicaciones de videochat especializadas dan mejor resultado, además de ampliar las posibilidades que nos puede dar WhatsApp como, por ejemplo, compartir nuestro escritorio con los demás o, sobre todo, poder realizar videollamadas con más de cuatro personas.

Una de estas aplicaciones es Microsoft Teams, una plataforma digital centrada en mejorar el trabajo en equipo de pequeñas y grandes empresas a través de reuniones remotas.

Permite una comunicación optimizada en un equipo de trabajo para incrementar la eficiencia de este, ya que permite un intercambio de información mucho más fluido. Una de sus novedades es que soporta el trabajo sin conexión, por lo que permite leer mensajes de chats y escribir respuestas incluso sin tener internet, facilitando el avance en tareas en caso de que haya algún fallo con la conexión a Internet.

Otra aplicación útil para videollamadas es Zoom, que ofrece la posibilidad de realizar reuniones de hasta 40 minutos de duración y hasta 100 invitados de manera gratuita.

Es muy fácil de usar, ofrece audio y video HD, herramientas de colaboración como compartir pantalla simultáneamente y coanotación, y la capacidad de grabar reuniones y generar transcripciones.

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Con estas breves recomendaciones seguro que tus videollamadas serán mucho mejores, más cómodas y con muchos menos problemas.

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